एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची - डायनेमिक ड्रॉप डाउन सूची कैसे बनाएं?

एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची प्रत्येक सेल में उपयोगकर्ता के लिए इनपुट या किसी भी पैरामीटर के रूप में चुने जाने के लिए उपलब्ध विकल्प हैं, यह उपयोगकर्ता से मूल्य लेने के लिए एक बहुत ही अनूठा तरीका है जब हम प्रतिक्रियाओं को सीमित करना चाहते हैं ताकि कम संभावनाएं हों हमारे डेटा में मौजूद होने के लिए एक कचरा मूल्य, यह ऐसा है जैसे हम उन मूल्यों को पूर्वनिर्धारित कर रहे हैं जो उपयोगकर्ता इनपुट कर सकते हैं, एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के तीन तरीके हैं।

एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची क्या है?

मुझे पता है कि एक्सेल में हर किसी को अन्य विभागों से डेटा एंट्री नहीं होने की समस्या का सामना करना पड़ा। उदाहरण के लिए, "रवीश" टाइप करने के बजाय , किसी ने "रवीश" टाइप किया। यहां जो गलती उन्होंने की है, वह नाम के बाद एक अतिरिक्त स्थान में प्रवेश किया है।

उपयोगकर्ता को पूर्व-निर्धारित सूची देना और उन्हें किसी भी मैन्युअल प्रविष्टि में प्रवेश करने की अनुमति नहीं देना कितना अच्छा है; इसके बजाय, वे केवल दी गई सूची में से चयन करते हैं और कहीं और से नहीं - एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची के रूप में जाना जाता है।

एक विशिष्ट उदाहरण है: आप एक ऑनलाइन सर्वेक्षण कर रहे हैं, और सभी प्रश्नों के लिए, आपको उत्तर के रूप में या तो या नहीं की आवश्यकता है। हम इंसान हैं; YES या NO लिखने के बजाय, हम अपनी कहानियां लिखते हैं।

एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं?

आइए समझते हैं कि उदाहरणों के साथ एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं।

Excel में ड्रॉप डाउन सूची आपको सूची की एक श्रृंखला बनाने की अनुमति देती है और उपयोगकर्ता को मैन्युअल प्रविष्टि से प्रतिबंधित करती है। DROPDOWN LIST बनाकर , हम उपयोगकर्ताओं को केवल पूर्व निर्धारित सूची से उन प्रश्नों के उत्तर देने की अनुमति दे सकते हैं।

एक्सेल ड्रॉपडाउन सूची में " एक्सेल में डेटा सत्यापन " भी कहा जाता है , जो डेटा टैब के तहत स्थित है; हमारे पास डेटा सत्यापन है।

एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची की शक्ति दिलाने के लिए इस लेख का पालन करें।

उदाहरण # 1 - एक्सेल में स्टेटिक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना

यह ठीक है; मुझे एक सरल ड्रॉपडाउन सूची बनाने दें। मेरे पास शहर का नाम और राजस्व विवरण है। मैं सभी शहरों के लिए एक ड्रॉपडाउन सूची बनाना चाहता हूं।

अब डी 2 सेल में, मैं ए 2 से ए 14 तक उपलब्ध सभी शहरों की ड्रॉपडाउन सूची बनाना चाहता हूं।

चरण 1: सेल D2 का चयन करें।

चरण 2: डेटा पर जाएं, फिर डेटा सत्यापन और डेटा सत्यापन।

डेटा सत्यापन खोलने का शॉर्टकट है:

स्टेप 3: डेटा वैलिडेशन पर क्लिक करने के बाद, यह नीचे की विंडो को खोलेगा।

चरण 4: सेटिंग्स के तहत और अनुमति दें: ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें और लिस्ट का चयन करें।

चरण 5: एक बार जब आप सूची का चयन करते हैं, तो यह स्रोत अनुभाग कैसे होगा। इस स्रोत अनुभाग के तहत, शहरों की श्रेणी का चयन करें।

चरण 6: ओके पर क्लिक करें यह सेल डी 2 में ड्रॉप-डाउन की चयनित सूची बनाएगा।

चरण 7: अब सेल D2 में किसी भी मान को दर्ज करने का प्रयास करें; यह परिणाम दिखाएगा, "आपके द्वारा दर्ज किया गया मान मान्य नहीं है।"

चरण 8: एक्सेल के बजाय सूचना देता है; यदि हम मैन्युअल रूप से मान दर्ज करते हैं तो हम उपयोगकर्ताओं को अपनी जानकारी संशोधित कर सकते हैं।

सेल D2 का चयन करें और alt = "" + A + V + V दबाएं फिर इनपुट संदेश पर जाएं

चरण 9: इस बॉक्स में शीर्षक: "आप मान दर्ज नहीं कर सकते हैं।"

इनपुट संदेश: कृपया सूची से ही चयन करें।

चरण 10: अब, सेल D2 का चयन करें। जैसे ही आप सेल, डी 2 चुनते हैं, यह आपके द्वारा दर्ज की गई जानकारी को दिखाएगा।

चरण 11: फिर से, सेल का चयन करें और alt = "" + A + V + V दबाएं और एरर अलर्ट पर जाएं।

चरण 12: में शैली विकल्प, आप रोक सकते हैं, दे चेतावनी और सूचना चिह्न। आप उनमें से किसी एक का चयन कर सकते हैं।

चरण 13: अब, शीर्षक के तहत : अपनी त्रुटि शीर्षक का उल्लेख करें और त्रुटि संदेश के तहत , उस संदेश का उल्लेख करें जिसे आप दिखाना चाहते हैं।

चरण 14: अब, मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने का प्रयास करें; यह आपके द्वारा बनाए गए त्रुटि संदेश को दिखाएगा।

उदाहरण # 2 - एक्सेल में एक गतिशील ड्रॉप डाउन सूची बनाना

हम एक गतिशील ड्रॉपडाउन सूची बना सकते हैं। डेटा बढ़ने के साथ डायनामिक का अर्थ है, हमारी ड्रॉपडाउन सूची को भी अद्यतन मान दिखाना चाहिए।

इस उदाहरण के लिए पिछला डेटा भी लें। दो और शहर के नाम जोड़ें।

पिछली सूची के लिए, मैंने 2 और शहरों, नेपियर और जेनेवा को जोड़ा है।

यदि आप हमारे एक्सेल, ड्रॉप-डाउन सूची, सेल (D2) पर जाते हैं, और एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करते हैं। यह केवल पहले से चयनित सूची दिखाएगा, अपडेटेड नहीं।

यह केवल केप टाउन तक सूची दिखा रहा है। यह नए प्रवेश किए गए मूल्यों को नहीं दिखा रहा है।

हमारी ड्रॉप-डाउन सूची को अद्यतित करने के लिए, हमें नामांकित रेंज बनाने और फिर एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की आवश्यकता है।

चरण 1: फॉर्मूला पर जाएं फिर नाम प्रबंधक।

चरण 2: नाम प्रबंधक पर क्लिक करें और नया चुनें।

स्टेप 3: एक बार जब आप न्यू पर क्लिक करेंगे। सूत्र लागू करें, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

चरण 5: SOURCE में, सीमा का चयन करने के बजाय, वह नाम दें जिसे हमने चरण 3 में बनाया है। चरण 4: अब सेल D5 का चयन करें और alt = "" + A + V + V दबाएं और सूची का चयन करें।

चरण 6: अब दो और शहर के नाम दर्ज करें और ड्रॉप-डाउन सूची की जांच करें।

मैंने सूची में हरियाणा और कोलंबो में प्रवेश किया है । यदि मैं एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची पर क्लिक करता हूं, तो यह उन नए मूल्यों को कैप्चर कर रहा है जो मैंने सूची में दर्ज किए हैं।

याद रखने वाली चीज़ें

• हम एक्सेल टेबल का उपयोग करके डायनामिक ड्रॉप-डाउन सूची बना सकते हैं।
• हम INDIRECT फ़ंक्शन का उपयोग करके एक गतिशील ड्रॉप-डाउन सूची बना सकते हैं।
• हम मानों की श्रेणी का चयन करने के बजाय सीधे सूचीबद्ध करने के लिए मान दर्ज कर सकते हैं।
• हम ड्रॉप-डाउन सेल को किसी अन्य सेल में कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।
• हम एक्सेल में एक आश्रित ड्रॉप-डाउन सूची भी बना सकते हैं।
• एक बार एक्सेल में नाम प्रबंधक ने डेटा सत्यापन में स्रोत रेंज में बनाया है, हम सिर्फ एफ 3 टाइप करते हैं; यह पूरे नाम प्रबंधक सूची को खोलेगा। यहां पर आप अपना मनचाहा नाम चुन सकते हैं।