किताबों का सामंजस्य - प्रकार, सर्वश्रेष्ठ अभ्यास - उपयोगी सलाह

पुस्तकों का पुनर्गठन कंपनी द्वारा अपने खातों को बंद करने से पहले किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि किताबें अद्यतित हैं और कंपनी के खातों में कोई हेरफेर या धोखाधड़ी नहीं है।

पुस्तकों का पुनर्विचार

जैसा कि हम सभी जानते हैं, लेखा-जोखा किसी भी व्यवसाय का ब्लूप्रिंट है। लेखा की पुस्तकों का रखरखाव वित्तीय प्रबंधन की कुंजी है।

हालांकि, खातों की पुस्तकों को बनाए रखना पर्याप्त नहीं है। यह भी आवश्यक है कि खाते सटीक और पूर्ण होने चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न जांच और नियंत्रण संभव हैं, लेकिन सबसे बुनियादी और आवश्यक तरीकों में से एक है "पुस्तकों का पुनर्विचार।"

• सामंजस्य क्या है?
• सुलह कब की जाती है?
• वह समयावधि किस अवधि के लिए सुलह की जाती है?
• सुलह क्यों की जानी चाहिए?
• सुलह प्रक्रिया के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
• सामंजस्य कथन कैसे दिखता है?
• सामंजस्य के प्रकार क्या हैं?
  • # 1 - बैंक सुलह
  • # 2 - विक्रेता सामंजस्य
  • # 3 - ग्राहक सामंजस्य
  • # 4 - अंतर-कंपनी सामंजस्य / ली>
  • # 5 - व्यापार विशिष्ट सामंजस्य
• सुलह प्रदर्शन करते हुए सुश्री एक्सेल के लिए उपयोगी सुझाव

सामंजस्य क्या है?

यह एक प्रक्रिया है जो रिकॉर्ड के दो सेटों की तुलना करती है और दो सेटों के बीच के अंतरों का विश्लेषण करती है, यदि कोई हो।

अभिलेखों के ये दो सेट पूरे बुक ऑफ एकाउंट्स के कुछ भी हो सकते हैं। आम तौर पर, रिकॉर्ड का एक सेट कंपनी की बुक्स से ही होता है, जिसे समेटने की जरूरत होती है और रिकॉर्ड का दूसरा सेट आंतरिक या बाहरी स्रोतों से प्राप्त होता है।

जैसे, बैंक स्टेटमेंट (बाहरी स्रोत) की बैंक बुक (आंतरिक स्रोत) की तुलना करना।

सुलह कब की जाती है?

यह आमतौर पर खातों को बंद करने से पहले किया जाता है। यह मासिक रूप से करने की सलाह दी जाती है ताकि किताबें अप-टू-डेट हों, लेकिन उन्हें तिमाही या वार्षिक आधार पर भी किया जा सकता है।

भारी मात्रा में अधिक सामंजस्य की आवृत्ति होनी चाहिए ताकि सुलह प्रक्रिया चिकनी हो।

ऑडिटर्स द्वारा बुक्स प्रमाणित होने से पहले उन्हें वार्षिक आधार पर किया जाना चाहिए। अधिकांश सामंजस्य ऑडिट परीक्षण प्रयोजनों के लिए एक पूर्व-आवश्यकता है। 2002 में Sarbanes Oxley (SOX) के अधिनियमित होने के बाद से सुलह और भी महत्वपूर्ण हो गई है क्योंकि आवश्यक अनुपालन एक अलग स्तर तक बढ़ गया है।

वह समयावधि किस अवधि के लिए सुलह की जाती है?

सामंजस्य स्थापित करते समय ध्यान रखने वाले महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक यह है कि रिकॉर्ड के दोनों सेटों की अवधि समान होनी चाहिए।

ऊपर बताए गए उदाहरण के अनुसार, 01-जनवरी -16 से 31-मार्च -16 की अवधि के लिए निकाले गए बैंक बुक की तुलना 01-जनवरी -16 से 30-जून -16 के बैंक विवरण से करना बहुत ही अतार्किक है। तुलना के लिए एक सामान्य आधार होना चाहिए।

इसके अलावा, इस पर विचार करने के लिए एक आवश्यक बात यह है कि उद्घाटन या शुरुआत का संतुलन हमेशा रिकॉर्ड के दोनों सेट के लिए बराबर होना चाहिए। उपरोक्त मामले में, यदि 01-जन -16 पर शेष राशि समान नहीं है, तो इस अंतर को पहले 01-जनवरी -16 से 31-मार्च -16 के लिए सुलह से आगे जाने के बजाय ठीक किया जाना चाहिए।

सुलह क्यों की जानी चाहिए?

धोखाधड़ी का पता लगाएं

• खातों की पुस्तकों में हेरफेर करना आसान है। धोखाधड़ी का पता लगाने का एक तरीका सामंजस्य के माध्यम से है। इसे एक उदाहरण से समझते हैं।
• एबीसी कॉर्पोरेशन का कैशियर ग्राहकों से प्राप्त नकदी को रिकॉर्ड नहीं करके धोखाधड़ी कर रहा है। ऐसा करने से, ग्राहक और कैश लीडर अपरिवर्तित रहते हैं, और वह प्राप्त नकदी को पॉकेट में डाल सकता है।
• इस तरह के धोखाधड़ी का पता लगाने का एक सरल तरीका ग्राहक के ग्राहक सामंजस्य का प्रदर्शन करना है। जब एबीसी की पुस्तकों में ग्राहक के बहीखाते की तुलना एबीसी के ग्राहक की पुस्तकों में की जाती है, तो शेष राशि टाई नहीं होगी, और धोखाधड़ी का पता लगाया जाएगा।

सुनिश्चित करें कि रिकॉर्ड पूर्ण हैं:

• कई बार, कुछ गतिविधियाँ हमारी पुस्तकों को प्रभावित करती हैं, लेकिन खातों की टीम के माध्यम से रूट नहीं की जाती हैं और इसलिए, अनिर्धारित हो सकती हैं।
• एक छोटा उदाहरण एक ग्राहक द्वारा सीधे बैंक खाते में जमा किया गया चेक है। यदि ग्राहक सूचित नहीं करता है, तो बैंक लेज़र, साथ ही ग्राहक लेज़र अधूरा होगा, जो तथ्यों को गलत तरीके से पेश करता है।

सुनिश्चित करें कि रिकॉर्ड सही हैं:

• लेखांकन की प्रक्रिया में मानवीय त्रुटियों की संभावना है।
• मानवीय त्रुटियों का एक उदाहरण अंकों का गलत स्थान है, उदाहरण के लिए, बिक्री का वास्तविक मूल्य रु था। 99,736 है, जो गलत तरीके से रुपये के रूप में दर्ज किया गया था। 97,936 है।
• खातों को समेटते समय इनका पता लगाया जा सकता है। ये ट्रांसपोज़न त्रुटियों के अलावा कुछ भी नहीं हैं, और इस मामले में, अंतर आमतौर पर 9 से विभाज्य है।

सुलह प्रक्रिया के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

कुछ सर्वोत्तम अभ्यास जिन्हें अपनाया जा सकता है ताकि सुलह अपने उद्देश्य को प्राप्त करने में मदद कर सके, इस प्रकार है:

1. कंपनियों को आंतरिक रूप से पालन किए जाने के लिए एक सुलह प्रक्रिया की स्थापना करनी चाहिए। इसमें आवृत्ति, प्रमुख खातों को शामिल किया जाना चाहिए, जिसके लिए सामंजस्य स्थापित किया जाना है, मानकीकृत प्रारूप इत्यादि। ये प्रक्रिया मात्रा, उद्योग के प्रकार, उच्च जोखिम वाले क्षेत्रों आदि के आधार पर अलग-अलग होंगी। नीति तैयार की जानी चाहिए और परिचालित की जानी चाहिए। वित्त और लेखा टीम नियमित रूप से।
2. कर्तव्यों के अलगाव का पालन किया जाना चाहिए। इसका अर्थ है कि खातों की पुस्तकों में प्रविष्टियों को दर्ज करने वाले कर्मचारियों को सुलह प्रक्रिया का हिस्सा नहीं होना चाहिए। यह सुनिश्चित करेगा कि व्यक्ति दूसरे के द्वारा किए गए कार्य का पुन: परीक्षण करे।
3. निर्माता-चेकर प्रक्रिया के लिए प्राधिकरण मैट्रिक्स का पालन किया जाना चाहिए। पदनाम के आधार पर विभिन्न कर्मचारियों द्वारा सुलह बयान भी तैयार किए जाने चाहिए। कार्यकारी सुलह बयान तैयार कर सकता है, और प्रबंधक उसी की जांच कर सकता है।
4. प्रिपेयरर और चेकर द्वारा उचित साइन-ऑफ लिया जाना चाहिए ताकि लोग पर्याप्त रूप से जिम्मेदार महसूस करें।
5. सामंजस्य पूरा करने के लिए सख्त समयसीमा निर्धारित की जानी चाहिए ताकि धोखाधड़ी का पता लगाया जा सके और समय पर कार्रवाई की जा सके।
6. आंतरिक लेखा परीक्षा के दायरे में इन सुलह बयानों की जाँच भी शामिल होनी चाहिए।
7. खातों को सही करने के लिए सुधार प्रक्रिया (यदि कोई सुलह प्रक्रिया के दौरान खोजी जाए) के लिए अनुमोदन प्रक्रिया निर्धारित की जानी चाहिए। यह सुनिश्चित करेगा कि मध्य और ऊपरी प्रबंधन समय-समय पर अद्यतन किया जाता है।
8. सहायक दस्तावेज (जैसे बैंक स्टेटमेंट, ग्राहक के बहीखाता इत्यादि) को रीकंसीलेशन स्टेटमेंट का एक हिस्सा बनाना चाहिए, जिस पर साइन-ऑफ प्राप्त करना है।

सामंजस्य कथन कैसे दिखता है?

एक सुलह कथन यथासंभव सरल होना चाहिए। इसमें आवश्यक विवरण शामिल होना चाहिए जैसे कि किस लीडर को समेटा जा रहा है, सुलह की अवधि क्या है, सुलह कब तैयार की गई है, किसने तैयार की है, जाँच की है, स्वीकृत है, आदि।

निम्नलिखित सामंजस्य कथन का एक सरल प्रारूप है:

एबीसी कंपनी
31-मार्च -16 को बैंक सुलह वक्तव्य
बैंक खाता संख्या 00000xxxxxx
	31-मार्च -16 को खातों की पुस्तकों के अनुसार शेष राशि		xxx
जोड़ें:	समायोजन १	xxx
	समायोजन 2	xxx
	समायोजन 3	xxx	xxx
कम:	समायोजन ४	xxx
	समायोजन ५	xxx	xxx
	समायोजन ६
	31-मार्च -16 को बैंक स्टेटमेंट के अनुसार शेष राशि		xxx
द्वारा तैयार: लेखाकार
द्वारा जाँच: प्रबंधक
द्वारा सत्यापित: वित्त नियंत्रक

या तो दो सेटों को आधार के रूप में लिया जा सकता है और समायोजन को जोड़ा या घटाया जाना चाहिए, जिससे संतुलन आंकड़ा पर पहुंचे।

उपरोक्त प्रारूप में, बैंक पुस्तक को आधार के रूप में लिया जाता है। हालांकि, यदि बैंक स्टेटमेंट को आधार माना जाता है, तो सभी समायोजन उलट हो जाएंगे। दो मामलों के बाद इस बेहतर समझने में मदद मिलेगी:

केस ए - बैंक बुक को आधार के रूप में लेना

	31-मार्च -16 को खातों की पुस्तकों के अनुसार शेष राशि		9,700
जोड़ें:	चेक जारी किए गए लेकिन जमा नहीं किए गए	10,000 रु
	बैंक इच्छुक बैंक द्वारा श्रेय दिया जाता है	.५	10,075 है
कम:	बैंक शुल्क दर्ज नहीं किया गया	175	175
	31-मार्च -16 को बैंक स्टेटमेंट के अनुसार शेष राशि		19,600

केस बी - आधार के रूप में बैंक स्टेटमेंट लेना

	31-मार्च -16 को बैंक स्टेटमेंट के अनुसार शेष राशि		19,600
जोड़ें:	बैंक शुल्क दर्ज नहीं किया गया	175	175
कम:	चेक जारी किए गए लेकिन जमा नहीं किए गए	10,000 रु	175
	बैंक इच्छुक बैंक द्वारा श्रेय दिया जाता है	.५	10,075 है
	31-मार्च -16 को खातों की पुस्तकों के अनुसार शेष राशि		9,700

सामंजस्य के प्रकार क्या हैं?

बुनियादी सुलह बयान जो आवश्यक हैं और दिन-प्रतिदिन के व्यवसाय लेखांकन में तैयार किए गए हैं:

1. बैंक समाधान
2. विक्रेता सामंजस्य
3. ग्राहक सामंजस्य
4. अंतर-कंपनी सामंजस्य
5. व्यापार-विशिष्ट सामंजस्य

हम इनमें से प्रत्येक कथन पर विस्तार से चर्चा करेंगे:

# 1 - बैंक सुलह

हमारे बैंक बुक में दर्ज बैंक स्टेटमेंट विज़-ए-विज़ लेनदेन में परिलक्षित वास्तविक लेनदेन से संबंधित एक बैंक सुलह बयान तैयार किया जाता है।

बैंक बुक और बैंक स्टेटमेंट के बीच अंतर के कुछ कारण हैं:

1. एक विक्रेता को जारी किया गया चेक लेकिन बाद की तारीख में प्रस्तुत किया गया

(कभी-कभी, बैंक स्टेटमेंट में ऐसे चेक दिखाई देते हैं जो बहुत पुराने हैं। वे बासी हैं और अब जमा भी नहीं किए जा सकते हैं। बेहतर होगा कि उन्हें बंद कर दें और बैंक बुक को साफ रखें।)

2. एक ग्राहक द्वारा सीधे हमारे बैंक खाते में जमा की गई राशि
3. बैंक ब्याज बैंक द्वारा जमा किया जाता है
4. बैंक द्वारा बैंक से डेबिट किए गए शुल्क
5. बैंक त्रुटियां (हालांकि दुर्लभ हैं, गलतियां डेटा प्रविष्टि त्रुटियों से हो सकती हैं) बैंक द्वारा संभव है

सभी भुगतान और रसीद संबंधित गतिविधियों को बैंक बुक के माध्यम से ट्रैक किया जाता है। इसे फिर से अपडेट करने से इसे अपडेट रखने में मदद मिलती है।

हमारे जीवन को आसान बनाने के लिए, अधिकांश लेखांकन ईआरपी में अंतर्निहित विशेषताएं हैं जो सीधे बैंक सुलह कथन को निकालने में मदद करती हैं।

इन ईआरपी में उपयोग की जाने वाली मूल अवधारणा प्रत्येक लेनदेन के लिए "बैंक तिथि" रिकॉर्ड कर रही है। एक बैंक तिथि वह तारीख होती है, जिस पर बैंक स्टेटमेंट में लेनदेन परिलक्षित होता है। ईआरपी “दस्तावेज़ तिथि” के आधार पर “बैंक तिथि” के आधार पर एक रिपोर्ट निकालता है।

# 2 - विक्रेता सामंजस्य

एक विक्रेता सामंजस्य कथन यह सुनिश्चित करने के लिए तैयार किया जाता है कि विक्रेता की पुस्तकों में पारित लेखांकन प्रविष्टियाँ हमारी पुस्तकों में पारित लेखांकन प्रविष्टियों के अनुरूप हों।

विचलन के कारण इस प्रकार हैं:

1. विक्रेता हमारे द्वारा बुक किए गए खरीद रिटर्न को बुक नहीं कर सकता है।
2. हमारे द्वारा जारी किए गए चेक उनकी पुस्तकों में परिलक्षित नहीं हो सकते हैं। यह आम तौर पर तब होता है जब चेक गलत हो जाता है या पारगमन में खो जाता है।
3. माल-में-पारगमन हमारे द्वारा दर्ज नहीं किया गया है लेकिन विक्रेता द्वारा दर्ज किया गया है;

# 3 - ग्राहक सामंजस्य

एक ग्राहक सामंजस्य कथन विक्रेता के सामंजस्य के समान है। यह जांचने के लिए तैयार किया जाता है कि ग्राहक की किताबें हमारी किताबों के साथ मेल खाती हैं या नहीं। अधिकांश कॉर्पोरेट ग्राहक सुलह को प्राथमिकता के रूप में मानते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि ग्राहकों से धन प्राप्य होता है, और हमेशा सामंजस्य स्थापित करना बेहतर होता है ताकि लेखांकन प्रविष्टियों के संबंध में कुछ मुद्दों के कारण भुगतान लंबित न रहे।

विचलन के कारण इस प्रकार हैं:

1. ग्राहकों द्वारा बुक किए गए रिटर्न हमारी किताबों में दिखाई नहीं दे रहे हैं।
2. ग्राहक द्वारा काटे गए करों का हमारी किताबों में हिसाब नहीं है।
3. माल-में-पारगमन हमारे बही में बिक्री के रूप में दर्ज किया गया।
4. भुगतान सीधे हमारे बैंक खाते में हस्तांतरित नहीं किए गए।

एक अच्छा अभ्यास ग्राहकों के मासिक मिलान को एक घूर्णी आधार पर करना है। हमें बताएं कि एक कॉरपोरेट के पास 100 अजीब ग्राहक हैं, और हर महीने लगभग 10-15 ग्राहक लीडरों का सामंजस्य होना चाहिए।

इसके अलावा, एक बार सुलह पूरी हो जाने और दोनों पक्षों द्वारा प्रमाणित होने के बाद, दी गई अवधि के लिए एक बैलेंस कन्फर्मेशन सर्टिफिकेट जारी किया जा सकता है। यह सुनिश्चित करेगा कि उद्घाटन शेष राशि की पुनरावृत्ति न हो। यह विवादों को सुलझाने में भी मदद करता है।

# 4 - इंटर-कंपनी सुलह

समूह की कंपनियों (होल्डिंग, सहायक, आदि) को समेकित पुस्तकों का लेखा तैयार करना है। इन पुस्तकों को होल्डिंग कंपनी से बिक्री के रूप में अंतर-कंपनी लेनदेन को अपने सहायक कंपनी को समाप्त करने की आवश्यकता है। इसके लिए, यह अत्यंत महत्वपूर्ण हो जाता है कि उनके खातों की किताबें हमेशा सिंक में हों और इसलिए, समेकन प्रक्रिया पूरी होने से पहले नियमित रूप से मेल मिलाप किया जाना चाहिए। ।

# 5 - व्यवसाय-विशिष्ट सामंजस्य

प्रत्येक व्यवसाय को ऊपर उल्लिखित बुनियादी बातों के ऊपर और ऊपर अन्य सामंजस्य तैयार करना होगा। इसका एक उदाहरण है कॉस्ट्स ऑफ गुड्स सुलह

यह सुलह सेवा उद्योग पर लागू नहीं होगी क्योंकि वे इन्वेंट्री नहीं रखते हैं। हालाँकि, यह उन व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण है जो इन्वेंट्री रखते हैं।

बेचे जाने वाले सामान की कीमत क्या है?

बेचे गए माल की लागत = स्टॉक + खरीद - समापन स्टॉक

बेचे गए माल की कीमत = बिक्री - लाभ

माल की कीमत पर दोनों में से कोई भी तरीका आ सकता है। दोनों को एक ही राशि होने की आवश्यकता है। यदि नहीं, तो मतभेदों के कारणों का पता लगाने के लिए एक सुलह बयान तैयार किया जाना चाहिए। इसके अलावा, क्लोजिंग स्टॉक का भौतिक सत्यापन किया जाना चाहिए, और उसी को अकाउंट्स की पुस्तकों में प्रदर्शित होने वाले क्लोजिंग स्टॉक में समेट दिया जाना चाहिए।

पुस्तकों के वीडियो का पुनर्निर्माण

सुलह प्रदर्शन करते हुए एमएस एक्सेल के लिए उपयोगी सुझाव

1. एक्सेल में सभी आवश्यक फ़ार्मुलों के साथ एक मानकीकृत टेम्पलेट तैयार किया जाना चाहिए। (ऊपर सचित्र प्रारूप का उपयोग किया जा सकता है)
2. विक्रेता / ग्राहक सामंजस्य के मामले में, चालान नंबर एक मानक क्षेत्र के रूप में कार्य करता है जिसे Vlookup फ़ंक्शन करने और सुलह प्रक्रिया को और अधिक सरल बनाने के लिए आधार के रूप में लिया जा सकता है। Excel Vlookup फ़ंक्शन का उपयोग करने के बाद एक पेस्ट विशेष करना सुनिश्चित करें।
3. अलग से डेबिट और क्रेडिट प्रविष्टियों को फ़िल्टर करें और उन्हें व्यक्तिगत रूप से मिलाएं। प्रविष्टियों को अलग करने का एक और तरीका है कि उन्हें टाइप करें, जैसे, भुगतान, चालान, रिटर्न, अन्य समायोजन। इनका अलग-अलग पुनर्विचार करना और फिर मतभेद जोड़ना मददगार साबित होगा।