एक्सेल फाइल को पीडीएफ में कैसे बदलें या एक्सपोर्ट करें?
नीचे एक्सेल फाइलों को पीडीएफ में निर्यात करने के उदाहरण हैं।
उदाहरण 1
PDF फ़ाइल के रूप में स्प्रेडशीट सहेजें!
उदाहरण के लिए, नीचे दिए गए डेटा या चार्ट को देखें, जो संगठन में विभाग के पदानुक्रम को दर्शाता है।
हम फ़ाइल विकल्प से केवल Save As को चुन सकते हैं और “PDF” के रूप में Save को चुन सकते हैं ।
यह अभी भी फ़ाइल को पीडीएफ के रूप में देखता है, लेकिन जब आप इसे खोलते हैं तो यह कैसा दिखता है।
पीडीएफ में, यह दो अलग-अलग शीटों में आया है, जो बिल्कुल कोई मतलब नहीं है। यदि आप केवल Save As का उपयोग कर रहे हैं और PDF के रूप में फ़ाइल प्रकार का चयन कर रहे हैं, तो ऐसा तब होता है जब फ़ाइल या स्प्रेडशीट की सामग्री एकल PDF शीट के फिटिंग क्षेत्र से अधिक होती है।
इसके लिए, हमें जो करने की आवश्यकता है वह उस सामग्री क्षेत्र का चयन करें जिसे हम पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजने का प्रयास कर रहे हैं। फिर प्रिंट पूर्वावलोकन विंडो के नीचे खोलने के लिए Ctrl + P दबाएं ।
सेटिंग्स के तहत, "एक पृष्ठ पर फिट शीट चुनें।"
अब उसी विंडो में Save As पर क्लिक करें और पीडीएफ को फाइल टाइप के रूप में चुनें।
यह संपूर्ण डेटा को एक एकल पीडीएफ पेज में फिट करेगा।
यह सामान्य तकनीक है जिसे हम सभी नियमित रूप से इस्तेमाल करते हैं।
हालाँकि, क्या होगा अगर एक बटन एक्सेल स्प्रेडशीट की एक पीडीएफ फाइल तैयार कर सकता है ??? हां, यह VBA कोडिंग का उपयोग करके किया जा सकता है; एक्सेल शीट को पीडीएफ में बदलने के लिए VBA कोड बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
उदाहरण # 2 - VBA कोड का उपयोग करना
VBA कोड का उपयोग करके एक्सेल शीट को पीडीएफ में बदलने के चरण।
चरण 1: VBA में चर घोषित करें, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।
चरण 2: अब कार्यपुस्तिका और वर्कशीट के संदर्भ को "Ws" और "Wb" पर सेट करें।
चरण 3: फ़ाइल को एक नाम देने के लिए, हमें वर्तमान समय को रिकॉर्ड करना होगा, अर्थात, कोड चलाने के समय। चर "SaveTime" पर समय सेट करें।
चरण 4: अब, हमें उस कार्यपुस्तिका के सटीक स्थान पर पीडीएफ फाइल को सहेजना होगा, जिस पर हम काम कर रहे हैं। चर "सहेजें पथ" के लिए इस मान को असाइन करें
चरण 5: अब, हमें एक अद्वितीय फ़ाइल नाम बनाने के लिए फ़ाइल नाम और समय को संयोजित करने की आवश्यकता है।
चरण 6: हमें फ़ाइल को सहेजने के लिए गंतव्य पथ चुनने का विकल्प देना होगा।
चरण 7: अब, हमें एक पीडीएफ फाइल बनाने की जरूरत है।
किसी भी त्रुटि के मामले में, हमें इसे भी संभालने की आवश्यकता है। इसलिए नीचे दिया गया कोड समान होगा।
नीचे आपके लिए पूर्ण कोड है।
कोड:
उप Excel_To_PDF () 'डिक्लेयर वेरिएबल्स डिम Ws as वर्कशीट डिम Wb अस वर्कबुक डिम SaveTime के रूप में स्ट्रींग डिम SaveName, स्ट्रिंग डिम SavePath स्ट्रींग डिम FileName स्टर्लिंग डिम FullPath स्ट्रींग डिम SelectFolder अस वेरिएंट अस वेरिएंट अस वैरिअंट' सेट वेरिएबल्स ऑन एरर GoTo EH SetH Ws = ActiveSheet का रिकॉर्ड करेंट टाइम सेव टाइमटाइम = फॉर्मेट (अब), "yyyy mm dd _ hhmm") 'रिकॉर्ड करंट वर्कबुक फोल्डर पाथ एड्रेस SavePath = Wb.Path अगर SavePath = = "तब SavePath = Application.DefaultFilePath समाप्त करें SavePath = SavePath & " " 'फ़ाइल को एक नाम दें SaveName = "PDF" FileName = SaveName & "_" & SaveTime & ".pdf"' निर्देश जहां FullPath को सहेजना है = SavePath और FileName 'को चुनने के लिए फ़ोल्डर बीनने को सक्षम करें। फ़ाइल SelectFolder = अनुप्रयोग।GetSaveAsFilename _ (InitialFileName: = FullPath, _ FileFilter: = "PDF फ़ाइलें (* .pdf), * .pdf", _ शीर्षक: = "फ़ोल्डर और FileName को बचाने के लिए चुनें") 'PDF फ़ाइल यदि SelectFolder बनाएँ "तो" Ws "। .ExportAsFixedFormat _ प्रकार: = xlTypePDF, _ FileName: = SelectFolder, _ Quality: = xlQualityStandard, _ शामिल करेंDocProperties: = True, _- IgnorePrintAreas: = False, _ OpenAfterPublish: = झूठी समाप्ति तिथि:। पीडीएफ फाइल बनाएं "एक्जिट हेंडलर को फिर से शुरू करें= गलत, _ OpenAfterPublish: = गलत अंत यदि बाहर निकलता है: बाहर निकलें सब EH: MsgBox "पीडीएफ फाइल बनाने में सक्षम नहीं है" निकास निकास हैंडलर को फिर से शुरू करें= गलत, _ OpenAfterPublish: = गलत अंत यदि बाहर निकलता है: बाहर निकलें सब EH: MsgBox "पीडीएफ फाइल बनाने में सक्षम नहीं है" निकास निकास हैंडलर को फिर से शुरू करें
विज़ुअल बेसिक एडिटर को खोलने के लिए विजुअल बेसिक एडिटर के मॉड्यूल में इस कोड को कॉपी करें और पेस्ट करें = "+ F11"। जब हम F5 कुंजी दबाकर इस कोड को चलाते हैं, तो हमें निम्नलिखित विकल्प मिलता है।
आप देख सकते हैं कि आपकी एक्सेल फाइल अब पीडीएफ में बदल गई है।
याद रखने वाली चीज़ें
- यदि डेटा एक पेज के लिए पर्याप्त रूप से फिट नहीं है, तो पीडीएफ अतिरिक्त सामग्री को अगली शीट पर धकेल देगा।
- यह कोड संपूर्ण वर्कशीट सामग्री को पीडीएफ फाइल के रूप में बनाएगा।
- एक बार जब आप मैक्रो कोड की प्रतिलिपि बना लेते हैं, तो आपको कार्यपुस्तिका को मैक्रो-सक्षम कार्यपुस्तिका के रूप में सहेजने की आवश्यकता होती है।
