कॉस्ट ओवररन क्या है?
ओवररन, जिसे बजट ओवररन के रूप में भी जाना जाता है, वह परिदृश्य है जब किसी प्रोजेक्ट या व्यवसाय की लागत उस बजट की तुलना में बढ़ जाती है, जो अनुचित बजट या अनुचित लागत के कारण लागत में वृद्धि के कारण हो सकती है। कुछ अप्रत्याशित परिदृश्य जिनका बजट की प्रक्रिया के दौरान हिसाब नहीं किया गया था।
विशेषताएँ
- आमतौर पर कॉस्ट ओवररन इंफ्रास्ट्रक्चर, बिल्डिंग, और आईटी प्रोजेक्ट्स में प्रचलित है, जो कि प्रोजेक्ट के पूरा होने के चरण के दौरान कई अप्रत्याशित लागतों को देखता है।
- वे मुख्य रूप से राजनीतिक कारणों, मनोवैज्ञानिक कारणों और तकनीकी कारणों जैसे तीन कारकों के कारण हैं।
- मुख्य रूप से यह वित्तपोषण की कमी, समन्वय की कमी, अनियोजित लागत या परियोजना में देरी के कारण है।
- यह हमेशा अनिश्चित होता है, और इसके लिए बजट बनाना संभव नहीं है। ऐसा तब माना जाता है जब किसी परियोजना या व्यवसाय के कुछ चरण वास्तविक बजटीय लागत को पार कर जाते हैं।
- ओवररन की माप अलग-अलग उद्योगों या कंपनियों के लिए अलग-अलग होती है।
लागत का प्रकार उग आया
# 1 - अनुमान
कार्य के पूरा होने में शामिल व्यक्तिगत पूर्वाग्रह और जटिल प्रक्रियाओं जैसे कारकों के कारण व्यवसाय से संबंधित लागत को कम करके आंका जा सकता है। हम अधिक सटीक अनुमान प्राप्त करने की संभावनाओं को बढ़ाने के लिए संदर्भ वर्ग पूर्वानुमान पद्धति का उपयोग कर सकते हैं। समस्या यह है कि सही अनुमान की गणना करने के लिए पूर्वानुमान का सबसे अच्छा गलत साबित हो सकता है, और इस प्रकार बजट के हिस्से के रूप में एक आकस्मिकता रखना हमेशा भविष्य में प्रतिकूल परिस्थितियों का सामना करने के लिए एक अच्छा अभ्यास है।
# 2 - जोखिम
जोखिम कोई भी परिदृश्य हो सकता है जिसके लिए हम संभाव्यता नहीं बता सकते। उन्हें पहले से अनुमान नहीं लगाया जा सकता है और कभी-कभी, प्राकृतिक आपदा जैसे व्यवसाय के नियंत्रण में नहीं होते हैं, जो किसी परियोजना या विक्रेता के प्रदर्शन को पूरा करने में देरी कर सकते हैं, जो अंततः व्यवसाय को नुकसान पहुंचा सकता है। एक उचित जोखिम प्रबंधन योजना व्यवसाय को कुछ हद तक जोखिम को कम करने में मदद कर सकती है, लेकिन जोखिम प्राथमिक प्रकार है जो हर व्यवसाय या परियोजना द्वारा सामना किया जाता है।
# 3 - स्कोप क्रीक
स्कोप क्रीक को ऐसे अवसरों के रूप में परिभाषित किया जाता है जब परियोजना या व्यवसाय में बेहिसाब गतिविधियां होती हैं, जो बजट या वास्तविक लागत में शामिल नहीं थी। यह तब हो सकता है जब प्रबंधन परियोजना में सुविधाओं को जोड़ रहा है और जब यह विकसित या आवश्यक है या ऐसे मामलों में जब परियोजना टीम बहुत अधिक रचनात्मक हो जाती है और अनिर्दिष्ट गतिविधियों को शामिल करना शुरू कर देती है। परियोजना प्रबंधन और नियंत्रण मुख्य रूप से बजट के निरंतर पुनर्मूल्यांकन द्वारा ऐसे परिदृश्यों को रोकने के लिए इस तरह से डिज़ाइन किए गए हैं।
# 4 - लागत वृद्धि
लागत वृद्धि मुद्रास्फीति जैसे आर्थिक कारकों से अधिक संबंधित है, जिसमें एक विशेष वस्तु की कीमत में वृद्धि शामिल हो सकती है, जो शुरुआती बजट में नहीं थी।
लागत से बचने के लिए कैसे उग आया?
- पारंपरिक तकनीकों में परियोजना प्रबंधन उपकरण जैसे कि PRINCE शामिल हैं, हालांकि परिणाम की गारंटी नहीं है।
- वर्तमान समय में, अधिक आधुनिक उपकरण और अनुप्रयोग जैसे एजाइल पारंपरिक तकनीकों को ले रहे हैं ताकि व्यवसायों को लागत से निपटने में मदद मिल सके।
- एक इकाई के रूप में व्यवसाय को योजनाबद्ध तरीके से योजनाबद्ध करना चाहिए और इसमें कई परिदृश्य शामिल होते हैं, जो इस तरह के बदलाव को जन्म दे सकते हैं।
- मासिक या त्रैमासिक पूर्वानुमान बजट और योजना के अनुसार वास्तविक में बदलावों को ध्यान में रखने के लिए आवश्यक है।
- व्यवसाय को परियोजना नियोजन चरणों के दौरान बहुत ध्यान देना चाहिए, क्योंकि यह आधार के रूप में कार्य करता है।
- विक्रेता के प्रदर्शन के समय वेंडर की क्षमता को पूरी तरह से जांचने की जरूरत होती है।
- व्यवसाय को लागत के बेहतर नियंत्रण के लिए आधुनिक समय-निर्धारण उपकरण और चार्ट का उपयोग करने का अभ्यास करना चाहिए।
- परियोजना प्रबंधक को परियोजना की निरंतर निगरानी और नियंत्रण करने की आवश्यकता होती है।
- परियोजना या व्यवसाय के हितधारकों को हमेशा बदलते परिदृश्यों के बारे में सूचित किया जाना चाहिए, इसलिए वे एक ही पृष्ठ पर हैं, और इस तरह से, व्यवसाय अपने ज्ञान का उपयोग कर सकते हैं।
- गुंजाइश क्रीक के साथ लड़ना एक जरूरी है, और व्यवसायों को देखना होगा कि वे उस दायरे में रहें जो शुरू में योजनाबद्ध थे।
कारण
- लागत जो अनियोजित है: अनपेक्षित परिदृश्य उन कुछ गतिविधियों के बारे में ला सकते हैं जिन्हें शुरू में योजना या बजट में नहीं लिया गया था। यह तकनीकी, राजनीतिक या मनोवैज्ञानिक कारणों से हो सकता है।
- कम्यूनिकेशन ब्रेकडाउन: दो विभागों या इसमें शामिल लोगों के बीच गलतफहमी अनावश्यक लागत ला सकती है।
- प्रोजेक्ट स्कोप में बदलाव: ईवेंट, जिसमें स्कोप क्रिक होता है, प्रमुख कारणों में से एक है। स्कोप क्रीक को ऐसे अवसरों के रूप में परिभाषित किया जाता है जब परियोजना या व्यवसाय में बेहिसाब गतिविधियां होती हैं, जो बजट या वास्तविक लागत में शामिल नहीं थी।
- परियोजना की जटिलता को कम आंकना: परियोजना या व्यवसाय के कुछ चरण इतने जटिल होते हैं कि इसका उचित बजट कई बार कठिन काम हो जाता है। यह बड़ी, महंगी परियोजनाओं के साथ शामिल होने की अधिक संभावना है।
- अपर्याप्त वित्त पोषण: वित्त पोषण हर व्यवसाय या परियोजना की रीढ़ के रूप में कार्य करता है। पूंजी की कमी अंततः लागत से अधिक हो सकती है, जहां परियोजना या व्यवसाय को उनकी सामान्य गतिविधियों के वित्तपोषण में एक संकट का सामना करना पड़ सकता है।
- नेतृत्व के अनुभव का अभाव: एक अपेक्षाकृत अनुभवहीन प्रबंधन या अक्षम प्रबंधन परियोजना की अनुचित योजना और गलत तरीके से परियोजना के बजट को जन्म दे सकता है। इस प्रकार, समय के साथ, परियोजना गलत बजट का शिकार हो सकती है और लागत के मामले में गिर सकती है।
- आकस्मिकता योजना की अनुपस्थिति: जब कोई बैकअप योजना या अपरिहार्य परिदृश्यों के लिए आकस्मिक योजना नहीं होती है, तो व्यवसाय भी ग्रस्त होता है। एक बैकअप योजना एक चाहिए, विशेष रूप से बड़े पैमाने पर परियोजनाओं के लिए क्योंकि आम बजट से कुछ विचलन लाखों खर्च हो सकते हैं।
- प्रोजेक्ट विलंब: अपने सामान्य नियोजित समापन से पूरा होने वाले प्रोजेक्ट में देरी अंततः लागत में वृद्धि का कारण बनती है क्योंकि उन गतिविधियों को पूरा किया जाता है जो पूर्ण समय सीमा से परे होती हैं, जिनका बजट में हिसाब नहीं किया जाता था।
लागत की रोकथाम ओवररन
# 1 - उचित योजना
योजना हर परियोजना या व्यवसाय के बहुत आधार के रूप में कार्य करती है, और लागत को रोकने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि परियोजना को निष्पादित होने से पहले इसकी योजना बनाई जाए। अनुमान जितने सटीक हैं, उतने ही संभावना है कि परियोजना अपने बजट से चिपकेगी।
# 2 - विक्रेताओं का ज्ञान
वे काम पर रखने से पहले विक्रेताओं का पूरी तरह से मूल्यांकन किया जाना चाहिए। दायर में उनकी क्षमताओं और अनुभव के बारे में पूर्ण जानकारी परियोजना और व्यवसाय द्वारा सबसे खराब स्थिति से बचने के लिए प्राप्त की जानी चाहिए। विक्रेता के साथ संबंध मजबूत होने से पहले उचित कारण परिश्रम की आवश्यकता होती है।
# 3 - स्कोप क्रीक से बचें
बहुत सारी अनुचित गतिविधियों को परियोजना में कोई जगह नहीं मिलनी चाहिए, और व्यवसाय या परियोजना को योजना के न्यूनतम विचलन के साथ परियोजना के मूल दायरे में रहना चाहिए।
# 4 - प्रोजेक्ट प्लानिंग टूल का उपयोग
परियोजना की निगरानी और नियंत्रण के लिए, गैंट एक्सेल चार्ट या प्रोजेक्ट ट्रैकिंग टेम्प्लेट जैसे आधुनिक उपकरणों का उपयोग लागू किया जाना चाहिए ताकि परियोजना प्रबंधक को परियोजना के हर चरण और लागत की अधिकता की जानकारी हो।
निष्कर्ष
यह एक अपरिहार्य परिदृश्य है जो हर व्यवसाय या परियोजना द्वारा सामना किया जाता है, लेकिन इसे कम या कम कैसे किया जाए यह प्रबंधन या परियोजना प्रबंधक पर बहुत कुछ निर्भर करता है। एक सक्रिय दृष्टिकोण व्यवसाय को उचित योजना और अनुमानों के गहन विश्लेषण के साथ लागत की संभावना को कम करने में मदद कर सकता है।
